CARTAS COMERCIALES

http://office.microsoft.com/es-ar/templates/CT010117256.aspx

1.- Qué es la Carta Comercial Son aquellas cuyo contenido está relacionado cono peraciones  comerciales, negocios,  compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. 
Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo de crédito  propaganda, de cobro.
Una carta  comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición derivamos la clasificación de las  cartas comerciales.
2.- Partes de la Carta Comercial
Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, además es escrita de manera formal.
Sus partes son:
   1. Membrete: Es el nombre, dirección  y demás señas de identificación de una  empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
   2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
   3. Destinatario: son los datos  de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta
   4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
   5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el  texto  de la carta.
   6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con    lenguaje  claro, preciso, natural y espontáneo.
   7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
   8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.
   9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
  10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
  11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios   documentos  adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
3.- Cuáles son las extensiones de la carta
Por su extensión:
Cortas: cuando su contenido se extiende hasta  100 palabras.
Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.
4.- Cuáles son los estilos o formas de disposición de las cartas
Son:
   1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
   2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
   3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el  Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
   4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
5.- Cuál es la diferencia entre el bloque y el semibloque
La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
6.- Cómo se diferencia el sangrado del semibloque
El Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos:
Cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
7.- Puntuación de una Carta Comercial
Por su puntuación:
*Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
 *Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
* Mixta o corriente: combina los dos estilos.
8.- Presentación de la Carta Comercial
En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el momento de su presentación, que podrían costa el  éxito de un proyecto empresarial.
• En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno.
• El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción  clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida.
• Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo.
• Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el mismo proceso que en las demás correspondencia.
• La correspondencia comercial jamás se debe escribir a mano o máquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologías de  información  manejan el panorama empresarial, dejaría mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha en la computadora.
9.-Qué es tabulación
Es organizar trabajos en columnas.
El mecanismo de tabulación le transmitirá y le permitirá ahorrar mucho tiempo al escribir, ya que permite mover todo el párrafo a una posición determinada con un solo movimiento.
Ubique en su máquina de escribir:
1.- Liberador de tabulación (signo-)
2.- Fijador de tabulación (signo+)
3.- Barra o tecla del tabulador (centro de ambos signos)
10.- Cómo se tabula las columnas
   1.- Quite las tabulaciones existentes, ubíquese para ello en su margen izquierdo, mueva el carro hasta el margen derecho manteniendo oprimida el liberador de tabulación.
   2.- Mueva el carro hasta la posición deseada para cada columna y pulse el fijador del tabulador.
   3.- Al escribir las columnas pulse la barra del tabulador después de cada palabra y no la suelte hasta que el carro haya parado firmemente.
11.- Partes de una Tabla
   1.- Titulo:
Identifica la tabla, va centrado y se escribe en mayúscula.
   2.- Subtitulo (en algunas tablas):
Ofrece información adicional sobre el contenido de la tabla, va centrado debajo del titulo, se escribe con mayúscula la inicial de las palabras principales.
   3.- Títulos de las columnas:
Indica el contenido de la columna, va centrada sobre la columna, se escribe a tres espacios del titulo o subtitulo.
   4.- Columnas:
Parte informativa de una tabla organizada verticalmente, se escribe a dos espacios del titulo de la columna o a tres espacios del titulo o subtitulo.
   5.- Texto:
Conjunto de secciones o columnas, que se pueden escribir a espacio sencillo o doble espacio.
12.- Tabulación por el método matemático
    1.- Cuente el número de letras de la palabra mas larga de cada columna y súmelas.
    2.- reste del número de espacios disponible de su hoja, el total de la línea mas larga.
    3.- Olvida el resultado anterior entre el número de columnas mas uno. El resultado será el número de espacios a dejar entre columnas y los espacios de cada margen. Si el resultado tiene residuos, repártalo equitativamente entre los márgenes:
Ejemplo:
85-42=43/8
3 (residuo)
13.- Hacer una carta comercial
Ejemplo:

	Ritchie S.R.L.   Teléfono: 4542-3345                                                                    Carlos Silva, 1188 Fax:       4541- 3456                                                                Bs As.

   
Bs. As., 14 de junio de 2010
Av Cabildo 2351
AT: Sr. H. Rivera Indiarte
Buenos Aires
Asunto: Invitación a charla
De nuestra mayor consideración,
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios  libros sobre managment, del señor Patricio Segovia
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.
Saludo a Ud.  Atentamente
Pamela A. Ritchmondt
Gerente General
14.- Qué es un bloque
Es cuando los párrafos se escriben a espacio sencillo y todas las líneas comienzan contra el margen izquierdo. Entre un párrafo y otro se deja una línea en blanco.
El modelo de carta bloque es relativamente fácil y rápido de hacer porque la fecha, la despedida y la firma comienzan en el centro de la línea de escritura.
15.- La firma  puede escribirse ____________ 4 espacios________ debajo de la despedida
16.- El saludo se escribe a ______________dos espacios_______ debajo de la dirección, o bien según el modelo Word (Microsoft o Writter de OpenOffice)
17- Cuáles son las instrucciones para pulsar el teclado
Pueden variar en sus formas:  rectos o ergonométricos.
Instrucciones del teclado:
Las hileras de teclas se pueden clasificar en: 1) Superior o numeral: contienen números. 2) Dominante: se encuentran ubicada cuatro de las vocales, lo que hace que sea empleada para escribir casi todas las palabras. 3) Fila  central  o guía: se ubica en el centro y en ella se apoyan los dedos para comenzar a escribir. 4) Fila inferior: denominada de este modo por el lugar que ocupa en el teclado.
En cada fila se hallan dispuestas las letras del alfabeto, acordes con una norma norteamericana: desde el centro hacia la periferia (derecha–izquierda) se incluyen las teclas utilizadas con más frecuencia hasta llegar a la de menor uso; por ello, la letra "Ñ" en los teclados se incorpora al lado de la "L". En la fila inferior derecha, los símbolos incorporados después de las letras "M" y "N" varían.
En el teclado numérico, en cambio, se adaptó a la forma genérica estipulada por el ordenamiento de los números naturales, es decir, del 1 al 0.

Cómo Redactar una Carta Formal

1.- De ser posible, utilice encabezados y/o membretes. Así, su lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de su carta, fax o memorándum.

2.- Piense y decida qué es lo quiere comunicar antes de escribir su carta. De no ser así, probablemente sus frases redundarán hasta que pueda pensar en alguna forma de terminarlas. En otras palabras, siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir.

3.- Cuando sea posible (casi siempre lo es), use frases cortas, de forma que su Carta Formal pueda ser comprendida a la primera lectura.

4.- Ponga ideas diferentes en párrafos separados. En algunos casos se recomienda numerar los diferentes párrafos de la Carta Formal para facilitar la lectura y comprensión.

5.- Use palabras que todo mundo pueda entender; siempre acorde al tono, estilo y nivel de formalidad de la carta formal que está redactando.

6.- Las tres “C”s para una buena redacción:

- Su carta debe ser CLARA - Su lector debe entender exactamente el mensaje.

- Su carta debe estar COMPLETA - Su lector debe recibir toda la información necesaria.

- Su carta debe ser CONCISA - Su lector probablemente es una persona ocupada.

TP 09

Crear una tabla de ilustraciones (tablas, gráficos, etc).

Utilizando el documento anterior crear una tabla de tablas. 1.- Creá la tabla de las tablas que existen en el documento. 2.- No utilices hipervínculos en lugar de números de página. 3.- Generá la tabla de las tablas al final del documento antes del índice. 5.- Guardá el documento con el nombre "Esquema-tablas". 6.- Como resultado debes obtener una tabla de tablas como ves en la imagen de abajo. 7.- Guardá los cambios realizados en el documento.   AYUDA PARA RESOLVERLO!!!!! Crear una tabla de ilustraciones (tablas, gráficos, etc). Abrí el documento original "Crear Esquema". Antes de generar la tabla de las tablas del documento, debemos preparar el documento. Revisá cada una de las tablas e insertá un título: Seleccioná o posicionate sobre la tabla. Accedé al menú Insertar - Referencia - Titulos... Fíjate que el rótulo sea Tabla y en posición selecciona Debajo de la selección. Pulsá Aceptar. Para cada tabla debes seguir los pasos anteriores. Para generar la tabla situate al final del documento y accede al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas y en la pestaña Tabla de ilustraciones seleccioná Etiqueta de título Tabla y quita la selección de usar hipervínculos en lugar de números de páginas. Pulsá Aceptar.  Observá que se ha generado un índice con las tablas que tiene el documento.

TP08

Crear una tabla de contenidos (TDC).

Utilizando el documento de TP07 1.- Crea la tabla de contenidos del documento anterior utilizando el método de estilos de títulos. 2.- Utilizá el formato Formal. 3.- No utilices hipervínculos en lugar de números de página. 4.- Genera la tabla de contenidos al inicio del documento. 5.- Guarda el documento con el nombre "Esquema-TDC". 6.- Como resultado debes obtener una TDC como ves en la imagen de abajo. 7.- Guardá los cambios realizados en el documento.

AYUDA PARA RESOLVERLO!!!!!

Abrí el documento original del TP

Para generar la TDC debes preparar el documento aplicando los estilos de títulos pertinentes a cada punto importante del documento.

Estos son algunos títulos que debes formatear:

 

Unidad 3. Edición básica (I) --> Titulo 1

Desplazarse por un documento --> Titulo 2

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla --> Titulo 3

Con el ratón --> Titulo 5

El resto de títulos deben seguir el mismo esquema, fíjate que el Título 1 únicamente es para el Titulo del documento, el Titulo 2 para puntos fuertes, el Título 3 para apartados dentro del Titulo 2 y el Título 5 para subapartados de Titulo 3.

Para generar la TDC situate al inicio del documento y accede al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas y en la pestaña Tabla de contenidos selecciona el formato Formal y quita la selección de usar hipervínculos en lugar de números de páginas.

Pulsa Aceptar.

 Observá que se ha generado la TDC como tenemos en la imagen.

TP07

Crear un índice de términos.

1.- Abrí un l documento  y llamalo"Crear Esquema" 2.- Creá la tabla de entradas de marca con los términos y frases que vemos en la imagen. 3.- Guardá el documento que contiene la tabla de marcas de índice. 4.- Utilizá el documento con la tabla de marcas para crear un índice al final del documento. 5.- Guardá el documento "Crear Esquema" con el nombre "Esquema-indice". 6.- Como resultado debés obtener un índice como ves en la imagen de la derecha. 7.- Guardá los cambios realizados en el documento.

AYUDA PARA RESOLVERLO!!!!

Crear un nuevo documento desde el botón .

2.- Generar la tabla con las marcas de índice.

Debes crear una tabla de 6 filas por 2 columnas. Con el botón puedes crear la tabla.

Rellenala con los datos que ves en la imagen.

Para no cometer ningún error en la escritura de la primera columna que es la que debe coincidir con el documento original abre los dos documentos (el original y el de la tabla de índices en paralelo).

Para hacer esto sigue los siguientes pasos:

Accedé al menú Ventana y presiona sobre Comparar en paralelo...

Ahora podés seleccionar las frases del documento original copiarlas y pegarlas a la tabla de índices.

3.- Guardá el documento de la tabla de índices en la misma carpeta del documento original con el nombre de "índice"

4.- Para utilizar el documento "índice" abre el menú Insertar - Referencia - Índice y tablas... y en la pestaña de Índice presiona Automarcar...

Aparece el diálogo Abrir archivo de Automarcar índice.

Selecciona el archivo "índice" y presiona Abrir.

Ahora se han marcado los puntos del índice. Para generar el índice acceder de nuevo al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas... y en la pestaña de Índice presiona Aceptar.

 Observá que se ha generado el índice como tenemos en la imagen .

5.- Guardá el documento con el nombre de "Esquema-indice".

Para guardar el documento pulsa sobre Guardar como... del menú Archivo.

Aparece el cuadro de diálogo de Guardar como.

Guarda el documento con el nombre de Esquema-indice.

TP06

Convertir un documento ya existente en un documento maestro.

Vamos a crear de nuevo el documento anterior, pero en esta ocasión vamos a insertar los subdocumentos creados en este nuevo documento maestro.

1.- Crea un nuevo documento.

2.- En vista esquema escribí el título principal del documento "Manual del conductor" con título 1.

3.- Inserta todos los temas como subdocumentos.

4.- Cerrá sin guardar. 

AYUDA PARA RESOLVERLO!!!!

Crear un nuevo documento desde el botón .

 Pasá a vista esquema. Desde el menú Ver - Esquema.

 Escribir Manual del conductor y darle el formato de Titulo 1.

 Pulsar la tecla Enter para bajar de renglón.

 Pulsá sobre el botón de la barra de esquema.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento.

 Buscá la carpeta Manual donde has guardado el ejercicio anterior.

 Seleccioná el primer tema (Tema 1.- Conceptos) y pulsa Abrir

Repetí el mismo proceso para el resto de temas.

Observa que has creado igualmente un documento maestro pero esta vez con los subdocumentos ya creados.

TP05

Crear un documento maestro a partir de un esquema.

1.- Crea un nuevo documento. 2.- En vista esquema create el esquema que vemos en la imagen. 3.- Haz de cada tema un subdocumento. 4.- Escribe unas líneas de texto cualquiera en cada subdocumento (tema). 5.- Guarda el documento maestro con el nombre "Manual maestro" en una carpeta llamada "Manual".      AYUDA para resolverlo!!!! Crear un documento maestro a partir de un esquema.  Crear un nuevo documento desde el botón .  Pasa a vista esquema. Desde el menú Ver - Esquema.  Desarrollar el esquema. Escribir Manual del conductor y darle el formato de Titulo 1. Escribir Tema 1.- Conceptos y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 2.- Documentos y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 3.- Señalización - 1 y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 4.- Señalización - 2 y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 5.- Señalización - 3 y darle el formato de Titulo 2. Escribir Tema 6.- Circulación - 4 y darle el formato de Titulo 2.  Para hacer de cada tema un subdocumento debés:  Situate en el título del Tema 1 y pulsa sobre el botón de la barra de esquema. Repetí el mismo proceso para cada tema.  Escribí un poco de texto en cada tema, por ejemplo en el Tema 1 "Este es el primer tema y esta dedicado a conceptos básicos sobre circulación..."  Guardá el documento maestro con el nombre de "Manual maestro" en una carpeta llamada "Manual".   Para guardar el documento pulsa sobre . Aparece el cuadro de diálogo de Guardar como.   Para crear una carpeta con el nombre Manual del conductor debes pulsar sobre . Aparece el cuadro de diálogo Nueva carpeta.   Escribí Manual y pulsa Aceptar. Entra en esa carpeta y guarda el documento maestro con el nombre de Manual maestro. Observá que se ha creado el el documento en esa carpeta y que además se han creado los 6 subdocumentos restantes.

Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices

Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices 

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.

En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por parte de los lectores.

Conceptos básicos.

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un índice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de que temas trata el libro. Si hemos dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casí tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de contenido. Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar a la vista Esquema.  Insertar marcas de índice. Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice. Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:  De forma automática: Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice. El nuevo documento debe tener las siguientes características: - Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice. - En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo 2. Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos"capitulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que la "c" está en minúscula y la "i" no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase. - En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice. - También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada "Vehículos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Capítulo 2. Tipos de vehículos:Vehículos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2. - Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice. - Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal. Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opción del menú Ventana - Comparar en paralelo con... Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automáticamente. - Abrimos el documento a marcar. - Vamos a Insertar - Referencia - Índice y tablas Aparece el diálogo de Índice y tablas. - Selecciona Automarcar... Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado. - Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir. Insertar marcas de índice.     De forma manual: Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos: - Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca. - Accede al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas... y haz clic sobre Marcar entrada... o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X. - Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habiamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice. Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relecionados con ella que también aparecen en el documento. Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas. Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva. - Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado. Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo. Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas. Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cancelar.   Insertar índice.   Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear el índice. Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento. Accedemos al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas y aparecerá un cuadro de diálogo Índice y tablas como el que vemos en la imagen. Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha. En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice. Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice. Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo. Desde el diálogo de Índice y tablas podemos acceder a modificar el estilo del índice presionando sobre el botón Modificar nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles. Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar... Tablas de contenido. Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que esta formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. 2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC). Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos. 1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word. Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos. 2. Crear el documento en vista esquema. Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde menú Ver - Esquema o podemos hacer que aparezca la barra de herramientas desde Ver, Barras de herramientas, Esquema También aparece la barra de herramientas de Esquema desde el diálogo de Índice y tablas ( que veremos a continuación) en la pestaña de Tabla de contenido existe un botón llamado Mostrar la barra de herramientas de Esquema. Una vez visible la barra de herramientas de Esquema podemos ir aplicando el nivel que creamos conveniente a los títulos de nuestro documento que queramos que figuren en la tabla de contenidos. En la barra de herramientas de Esquema existen dos opciones más que podemos utilizar una vez que hayamos generado la TDC. Al pulsar sobre Actualizar la TDC nos actualiza la tabla de contenidos si hemos realizado algún cambio con respectado a la última vez. El botón nos lleva donde esté la TDC, 3. Crear estilos de títulos personalizados. Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC. Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez estemos en la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo Índice y tablas (que veremos a continuación) debemos pulsar sobre el botón Opciones... Nos aparece el diálogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Cab 1, Cab 2 , etc. lo lógico es que le asignemos a Cab 1 el Nivel de TDC 1, a Cab 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.  Generar la tabla de contenidos. Cuando tengamos preparado el documento según hemos visto anteriormente y por lo tanto ya esten definidos los elementos que formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos ( Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas y dentro del diálogo Índice y tablas hacemos clic sobre la pestaña Tabla de contenido, aparecerá este cuadro de diálogo. En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado. Además podemos seleccionar entre varias pestañas como Mostrar números de página, Alinear números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página. Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Título 3, Titulo 4, etc. Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer.   Actualizar la TDC.   Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratón de una manera fácil y cómoda. Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC: - Desde la vista esquema disponemos del botón . - Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente donde tenemos la opción Actualizar campos. Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los números de página o toda la tabla. Tablas de ilustraciones y otras. También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de tablas. Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas y después generar la tabla.  De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones: - Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word. Para utilizar esta opción debemos seleccionar nuestra ilustración, ya sea tabla, imagen, gráfico, etc y acceder al menú Insertar - Referencia - Título. Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen, como podemos ver el título se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el título a cualquier otro tipo de elemento. Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc y seleccionar Título, Word lo detecta automáticamente y le asigna el título y el tipo de rotulo adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la selección o por debajo de la selección. Además vemos una serie de botones: - Nuevo rótulo... Este botón sirve para modificar el Título de la ilustración. - Numeración... Este botón nos abre el cuadro de diálogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeración de los títulos. - Autotítulo... Este botón sirve para generar automáticamente los títulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento. - Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones. Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los gráficos, tablas, etc no están excluidos. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignárselo posteriormente. Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un título a la ilustración podemos aplicarle el estilo personalizado. Al generar la tabla de ilustraciones word reconocerá esos tipos personalizados. En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustración. Generar la tabla de ilustraciones. Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos acceder al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas y en el diálogo de Índice y tablas debemos seleccionar la última pestaña Tabla de ilustraciones. Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los números de página y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervínculos en lugar de números de página. En la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla, ilustración, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas. Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el diálogo que vemos en la imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado. La opción de identificador de tabla es mejor que se asigne automáticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podríamos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla. La opción de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.

Documentos maestros

Documento Maestro

¿Qué es un documento maestro?, ¿De qué modo puedo sacarle partido?.

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.

Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se verán reflejadas automáticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos.

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar.

En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo para compartir un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realización de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes capítulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro.

Además de todo esto puedes pensar, si pero y con respecto a los números de página, los índices y demás características de los subdocumentos no habrá organización en el documento final. En este sentido no hay problema ya que el documento maestro se trata como un único documento, teniendo su propio índice general, números de páginas, encabezados, etc.

El método de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia de cálculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.

En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres subdocumentos.

Botones del Documento maestro.

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que están destinados al tratamiento de documentos maestros. En el último punto del tema explicaremos más detalladamente el uso de estos botones.

Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante el menú Ver - Esquema. O pulsando sobre el 4º icono de la lista de vistas que está en la parte inferior izquierda de la pantalla, por encima de la barra dibujo y del la barra de estado.

Esta es la barra de esquema.

Y estos son los botones destinados a documentos maestros.

Vista Documento maestro. Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contraer subdocumentos. Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

Crear subdocumentos. Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raíz de un título. Lo veremos más detalladamente a lo largo de la unidad.

Quitar subdocumento. Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo quitamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento.

Insertar subdocumento. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

Combinar subdocumento. Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

Dividir subdocumento. Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos.

Bloquear documento. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

 Crear un esquema de un documento maestro.

Esta opción sirve cuando tenemos muy claro la organización, estructura y desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y sabemos el número de capítulos con sus títulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada título de un capítulo a un subdocumento.

Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:

- Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel correspondiente.

- Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.

- Presionamos sobre para crear un subdocumento.

- A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento.

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro.

Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Capítulo 1, Capítulo 2 y Capítulo 3). Estos 4 documentos estarán en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da por defecto a los subdocumentos son el primer título. En este ejemplo los documentos tienen el nombre de "Capitulo 1.doc", etc.

Convertir documentos existentes en un documento maestro.

La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un único documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso sea el documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él.

Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos:

- Crear un nuevo documento que será el documento maestro.

- Ponernos en vista esquema accediendo al menú Ver - Esquema o presionando sobre .

Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los capítulos ya creados.

- Escribimos el título del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.

- Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre .

Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos insertar.

- Seleccionamos el "Capitulo 1.doc" y pulsamos Abrir. 

Contraer / expandir documentos.

Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la manipulación con documentos maestros, ahora los veremos un poco más en detalle.

Con el botón conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento.

 Quitar subdocumento.

Situándonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botón para quitar el documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se borra físicamente de nuestro disco duro.

 Combinar / dividir subdocumentos.

Combinar.

Si llegamos a una situación en la que tenemos muchos subdocumentos pequeños en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos poca extensión para tener menos subdocumentos pero un poco más extensos.

Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos.

Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono . Se fusionarán todos en el mismo subdocumento. Este botón sólo estará habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.

 

Dividir.

El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en varios subdocumentos.

Para realizar la división debemos situarnos una línea encima o al principio del título del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.

Una vez estemos ahí situados pulsamos sobre el botón , este botón sólo estará habilitado si estamos en la posición correcta.

Bloquear documentos.

Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automáticamente por MS Word cuando un usuario está utilizando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo sólo tendrá acceso en modo lectura.

También podemos modificar la opción de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema .

Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este momento no podremos modificar el subdocumento, solo tendremos acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.