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Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tenés que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que querés hacer la suma de lo que tenés encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero pensá qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tenés que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corregís el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imaginá que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo hacés con Excel. En esta imagen tenés una sencilla factura realizada con Excel.
Podés observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones podés ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16.
Así de fácil e intuitivo es Excel. También podés ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de torta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. Sólo tenés que corregir un dato.
Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las que demos en clase) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu PC, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo de las clases.
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños atajos. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si hacés doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
Cuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse.
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que podés realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también podés accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.
Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el mouse en ese triángulo podés acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el mouse, o hacer clic en los triángulos.
La Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa
FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa
FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa
FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre podés utilizar el mouse, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que querés ir, y hacer clic sobre ésta.
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si hacés clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO
TECLADO
Hoja Siguiente
CTRL+AVPAG
Hoja Anterior
CTRL+REPAG
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como podés observar en el dibujo de arriba.
Para introducir el valor en la celda podés utilizar cualquiera de los tres métodos que se explican a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro básico
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:.
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a la derecha.
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:
Haz clic el Botón Office y elegí la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si querés crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dónde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que querés ponerle a tu archivo.
y por último haz clic sobre el botón Guardar.
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office
Selecciona el Botón Office y elegí la opción Cerrar.
Hacé clic sobre el botón:
Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos.
Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.
Si querés saber cómo cerrar de golpe todos los libros abiertos:
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Fórmulas y Función
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo) Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones...
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:
Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir toma la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
Función
Descripción
AHORA()
Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día)
Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto en un número
HOY()
Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie)
Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas, minutos y segundos dados como números
SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función
Descripción
CARACTER(número)
Devuelve el carácter específicado por el número
CODIGO(texto)
Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
Redondea un número pasado como parámetro
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Devuelve la posición inicial del texto buscado
ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de caracteres especificados
LARGO(texto)
Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto)
Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto)
Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales)
Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayúscula la primera letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces)
Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)
Reemplaza el texto con texto nuevo
T(valor)
Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(número)
Convierte un número a texto tailandés (Baht)
VALOR(texto)
Convierte un texto a número
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante tomar los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
AREAS(ref)
Devuelve el número de rangos de celdas contiguas
BUSCAR(...)
Busca valores de un rango de una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posición relativa de un elemento
COLUMNA(ref)
Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el número de columnas que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Devuelve una referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia de celda en forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
Elegí un valor o una accion de una lista de valores
FILA(ref)
Devuelve el número de fila
FILAS(matriz)
Devuelve el número de filas
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)
Extrae datos almacenados en una tabla dinámica
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1)
Devuelve una referencia especificada
TRANSPONER(matriz)
Intercambia las filas por las columnas en una matriz
BIBLIOGRAFÍA
J.Lomazzi Y M. Freschinaldi La revolución informática Inst. El Talar, Bs. As. 2005
Aulaclic. Planillas de cálculo Fecha de consulta agosto 2007
